ادارة المكتبات المتخصصة

إدارة المكتبات المتخصصة :
تعريف الإدارة:
هي مجموعة من العمليات أو الوظائف المشتركة والتي يمكن بعد تنفيذها بطريقة صحية أن تؤدي إلي الكفاءة والفاعلية الإدارية
هناك خمس وظائف مشتركة للإدارة في جميع أنواع المكتبات بما فيها المكتبة المتخصصة ، وهذه الوظائف هي :-
1. التخطيط Planning:
ويقصد به التخطيط الإداري وهو مرحلة التفكير التي تسبق تنفيذ أي عمل وصولا لتحقيق الأهداف التي وجدت من أجل المؤسسة .
ويري الباحث
بأن التخطيط ضروري لان فيه تحدد الأهداف بوضوح حتي يستطيع كل فرد من الأفراد في المجموعة أو المؤسسة أن يعرف الأمال أو الأهداف التي تسعي المؤسسة إلي تحقيقها ، ومن خلال التخطيط نستطيع معرفة المشاكل قبل وقوعها وحلها والإستعداد إلي تطور المؤسسة بالمستقبل من خلال وضع خطط قصيرة الأجل أو طويلة الأجل ، ولذلك فأن التخطيط عنصر هام من عناصر الإدارة ، وذلك من خلال وضع الأهداف والمعايير ، ورسم السياسات والإجراءات ، والتنبؤات وإعداد الموازنات ، وضع برامج العمل والجداول الزمنية .
2. التنظيم Organization :
هو نظام علاقات منسق إداريا من أجل تحقيق الأهداف المشتركة ، وأن التنسيق اللازم تجمع إنساني نحو تحقيق الأهداف المشتركة هو البديل للفوضي .
ويري الباحث
أن التنظيم الجيد يحقق الأهداف التي وضعت من أجلها تلك المؤسسة وذلك من خلال وضع الرجل المناسب في المكان المناسب ، وتوزيع العمل علي الأفراد وذلك لضمان تحقيق التعاون بين الأفراد في جميع الأقسام ، وتحديد المناصب وتحديد مسؤليات كل منصب كما أن التنظيم الجيد يحدد العلاقة بين المناصب المختلفة وتبعية كل منصب بما يعود علي تحقيق الأهداف المنشودة التي وضعت من أجلها تلك المؤسسة .
3. التوجيه Directing :
هو إرشاد المرؤسين أو الموظفين أو العاملين أثناء تنفيذهم للأعمال ضمانا لعدم الأنحراف عن تحقيق الأهداف .
ويري الباحث
أن التوجيه عنصر من عناصر الإدارة فأن التوجيه الجيد يتطلب تحفيز الموظفين ورفع روحهم المعنوية وتشجيعهم علي التفاعل أي تفاعل العاملين فيما بينهم ، وذلك من خلال إختيار القيادة السليمة التي تستطيع أن تؤثر في الأشخاص لكي يتعاونوا مع بعضهم البعض بروح وحب ومرح وليس بمجرد إصدار التعليمات والأوامر إلي الموظفين بل يجب أن يكون المدير قائد بحبه للجميه ومن خلال ذلك يستطيع تحقيق أهداف المؤسسة من خلال الإتصال مع المرؤسين والتعرفعلي المشاكل وحلها بالطرق السلمية ، ومن خلال ذلك يمكن أن يكون التوجيه فعالا بما يعود علي المؤسسة بالنفع في تحقيق الأهداف التي وضعت من أجلها .
4. الرقابة Controlling:
هي التأكد أن النتائج التي تحققت أو تحقيق مطابقة للأهداف التي تقررت بالخطة المعتمدة .
ويري الباحث
بأن الرقابة عنصر هام من عناصر الإدارة وذلك من خلال مراقبة العاملين والتعرف أداء العمل من خلال معايير رقابية ثابتة يمكن من خلالها معرفة قياس الأداء للعاملين . ومتابعة أعمالهم وحل المشكلات قبل أن تستعجل ويمكن القول بأن المدير كاقائد سفينة لا يمكن أن يترك عملية الرقابة حتي يكتشف أنه ضاع أو تاه أو يجب أن يتأكد أن سفينة في طريقها للهدف المحدد لها ، ومن خلال ذلك تتم الرقابة علي أكمل وجه
5. إعداد العاملين Sttaffing :
هي شغل الوظائف المتوافرة في المكتبة أو مركز المعلومات بأشخاص أكفاء قادرين علميا وفنيا وتقنيا علي القيام بالعمل علي أفضل وجه .
ويري الباحث
أن إعداد العاملين في المكتبات المتخصصة تحدده لوائح وضوابط وميزانية تلك المؤسسات التي تقوم بتمويل تلك المكتبة ، وأن المكتبات المتخصصة تحرص علي أن يكون العاملين مميزين الذين يديرون تلك المكتبة المتخصصة أن يكون متخصصين يجمع ما بين التخصص المهني والموضوعي .

هيئة العاملين بالمكتبة المتخصصة .
أن نوعية العاملين بالمكتبة المتخصصة هو من أكثر العوامل أهمية في تحقيق فاعلية المكتبة كمركز معلومات ، فأن المؤهلات الخاصة للعاملين الذين يرغبون في العمل بالمكتبة المتخصصة يجب أن يكون قادرين علي تحقيق أهداف ووظائف تلك المكتبة المتخصصة وقد حددت فيما يلي :
فمدير المكتبة المتخصصة : يعتبر مسئولا عن جميع الوظائف الإدارية والمهنية بالمكتبة وهذه الوظائف هي :
1. تحديد سياسات المكتبة التي تتفق مع أهداف المؤسسة .
2. تمثيل المكتبة في الإجتماعات الإدارية والتخطيطية للمؤسسة وذلك بعرض عمليات المكتبة بناء علي ذلك .
3. إجراء المقابلات وعمل الإختبار النهائي لجميع المتقدمين لوظائف المكتبة فضلا عن تقييم الإداء بما يتفق مع سياسة المؤسسة .
4. إقتراح مستويات المرتبات للعاملين بالمكتبة .
5. التدريب والإشراف علي جميع موظفي المكتبة .
6. إعداد توصيف للوظائف يتم فيه تحديد الواجبات والمسئوليات والمطلوب من جميع الوظائف .
7. أن تكون له إتصالات فعاله مع جميع أعضاء المكتبة ، وان نجبرهم بصفه دائمة بالسياسات المتعلقة بأعمالهم .
8. أن يهيء الإمكانيات اللازمة لمشاركة العاملين في تفسير سياسات وخدمات المكتبة للمؤسسة الأم .
9. وضع الإجراءات الخاصة بجمع العمليات اللازمة للإدارة الجيدة للمكتبة.
10. وضع السياسات والمسؤليات الخاصة بالتزويد والتنظيم وصيانة مجموعات المكتبية .
11. تخطيط وتنظيم وتقييم خدمات المكتبة .
12. العمل مع المهندسين المعماريين والمتخصصين في التخطيط لحل المشكلات المتعلقة بإمكان ومتطلبات المكتبة في الأجهزة .
13. أن يخطط للميزانية وأن يبرز بنودها ويدافع عنها .
14. أن يقوم أو يشرف علي الخدمات .

تسميات أمناء المكتبات المتخصصة
1- المكتب الفني .
2- مكتبي البحث .
3- مكتبي بحث فني .
4- رئيس المكتبين .
5- مشرف المكتبة .
6- مدير مركز الإعلام الفني .
7- رئيس مركز المخابرات .
8- ضابط إعلام .

مؤهلات المكتبي المتخصصي :
يجب أن يكون شخص قد نال حظا وافرا في التعليم ، وان يؤمن بأهمية البحث العلمي وإحتياجاته ، وان يكون حاصل علي مؤهل مهني بالتخصيص ولديه حب وإستعداد للعمل ويكون ملم بتخصصه التابع للمؤسسة كما يجب أن يتمتع بالذكاء والطموح ويمتاز بدرجة عالية من الذكاء لكي يحقق أهداف المؤسسة ، كما يجب أن يكون لديه خبره ثقافية ، ويمتلك التحدث في عدة لغات ... إلخ




المبني والتجهيزات :
سوف نتناول المعايير ( المبني والتجهيزات ) للمكتبات المتخصصة في الولايات المتحدة الأمريكية .
يقوم الأمين المسؤول عن المكتبة بالتعاون مع جهه التخطيط في تحديد أماكن المكتبة وكذلك وكذلك بتقديم المتطلبات الأساسية والمادية التي تحتاجها المكتبة ، فان أمين المكتبة يقوم بتحديد الميزانية المناسبة بالتعاون مع مدير المؤسسة ، حيث يتم الأتفاق علي أن يخصص من الميزانية المعدة للمكتبة نسبة 60 % إلي 75 % خاص للمرتبات المهنية وغير المهنية .
ومن خلال ذلك يري الباحث بأن الدول المتقدمة مثل الولايات المتحدة تهم المؤسسات بالمكتبات المتخصصة وتدفع رواتب ضخمة لأخصائي المعلومات لأنها تعلم وتؤمن بأهمية تلك المكتبة بزيادة إنتاج المؤسسة وتطورها .

التعاون بين المكتبات المتخصصة .
لقد أثبتت جمعيات المكتبات المتخصصة فاعليتها في تفسير التعاون والقيام بالمشروعات المشـتركة أي أنـها قامت بمهمة أسـاسية في الأتصال بين المكتبات .
يري الباحث
أن التعاون بين المكتبات المتخصصة يعود بالنفع علي تلك المكتبات مما يساعد في عملية الأهداء والتبادل بالمواد المتوفرة في تلك المكتبات ومن خلال ذلك يحقق تقليل الميزانية لتلك المكتبات والإستمرار في تحقيق توفير المصادر اللازمة للمؤسسة ودواعها .
تبيعية امين المكتبةاو المسئول عنها :
لقد اصبح فى حكم المعتاد ان تكون المكتبة فى موقع قريب من مراكز السلطة واتخاذ اقرار سواء كان ذلك فى الوزارات او الهيئات الحكومية .
فنجدها على سبيل المثال فىالوزارات البحثية تابعة لرئيس وحدات البحوث ولكن فى تلك الحالة يجب ان يكون المرشح ذو ثقافة عالية فى المعارف هذا بالاضافة .الى التخصص الاصلى فى علم المكتبات .
اما بالنسبة للمكتبات الصناعية فتكون المكتبة تحت رئاسة مدير البحوث وذلك للعديد من الاسباب من اهمها هؤلاء الباحثين اكثر من يبحثون وينهلون من العلم ولكن من المعروف إنة فى الشركات الصناعية فان اكثر ما ينبغى ان تضمة المكتبة هى الكتب المتتخصصة فى المجالات الخاصةبالتسويق والمبيعات والمجالات التجارية والصناعية ،او كلما يفيد الشركة فى مجال تخصصها .كما ان المكتبة لا تكون خاضعة لسلطة ايا من موظفى الشركة او المنشأة .

القوى البشرية :-
يستلزم العمل فى المكتبات المتخصصة كفائة عالية وخبرة طويلة لابد وان تتوافر فيمن يقوم على امر تلك المكتبات وهو امين المكتبة المتخصصة وهو الشخص الذى يقوم بجمع وتحليل المعلومات ونشرها من اجل المساعدة فى تسهيل عملية اتخاذ القرار ، وهذا الشخص (امين المكتبة) يتبغى ان تتوافر فية الكثير من الكفايات التى تساعدة فى عمل اداء عمل ، وتتنوع تلك الكفايات ما بين كفايات مهنية وكفايات شخصية ، ولنتناولها بشتى من التفاصيل :-



الكفايات المهنية :-
هناك العديد من الكفاءات المهنية التى يجب ان تتوافر فى امين المكتبى ومن بينها .
1- ان يكون لدية الخبرة المعرفية بمحتوى مصادر المعلومات باضافةالىان يكون لدية القدرة على تقييم تلك المعلومات وتنقيتها وفى هذا المجال هناك الكثير من الامثلة التى يمكن ان تكشف كفاءتة المهنية منها الاطلاع واختياراحسن الابحاث العلمية فى مجال تخصيص المكتبة ، والقيام بتقييم الاشرطة الخاصة بقواعد المعلومات الموجودة فى المكتبة هذا بالاضافة الى اختيار المعلومات التى تد الى المكتبة عن طريق تقيمها بخبرتة وكفاءتة.
2- توفير المعرفة الموضعية التى تتلائم معطبيعة عمل المنظمة.او حتى الحصول على شهادة او دبلوما فى تخصص عمل المنظمة
3- اعداد خدمات معلوماتية مناسبة من الناحية المالية وفى الوقت نفسة متماشية مع الاتجاة الاستراتجى للمؤسسة.مثل رسم خطط عمل من اجل تحقيق اهداف المؤسسة ، تكوين فريق عمل من اجل رفع الوعى الثقافى والتنموى لدى العاملين بالمؤسسة .
4- ان يكون لدى امين المكتبة القدرة على استخدام التكنولوجيا الختلفةمن اجل الحصول على المعلومات ، وبالتالى تسخير تلك المعلومات فى خدمة اهداف المؤسسة مثل الاستخدامات المختلفة للانترنت والاقراص المدمجة ، والوسائط المتعددة .
5- ان يكون لدى امين المكتبة القدرة الفعالة على مواكبة مختلف المستخبرات التى تتعلق بمجال تحسين الخدمات المعلوماتية وعن ذلك عن طريق معرفة الاحتياجات المعلوماتية للمؤسـسة او المنظمة .


الكفايات الشخصية :-
1- ان يبذل المكتبى قصارى جهدة من اجل تقديم الخدمة بامتياز.
امثلة ان يكون شعلة نشاط فى المكتبة حيث يقوم باجراء استبيانات لمعرفة اراء المستفيدين من اجل تطوير الاراء.
2- ان يكون لدى المكتبى القدرة على التجديد والابداع وخلق الفرص الجديدة .
مثال عملى :- انتهاز الفرص التى تتيح له تنمية اداؤة كالدورات التدريبية مثلا.
3- ان يكون على علم باهمية الشبكات المهنية ووحدة العمل .
4- امثلة استغلال مختلف المناسبات والمؤتمرات العلمية للمشركة فيها من اجل تنمية شبكة علاقات مهنية مختلفة . سواء فى مجال عملة كمكتبى او فى مجالات المعلوماتاوفى مجال المنشاة التى ينتسب اليها .
5- ان يكون المكتبى ذو نره ثاقبة تساعدة على تكوين فكرة شاملة توضحله الصورة باكماها فمثلا علية ان يدرك انة جزء لايتجزأ من المنشاة يساعد فى اتخاذ القرارات ، اىانة لا يقف بمعزل عن المنظمة بل انة فى قلب الحدث .
6- ان يكون لدية اقدرة على خاق بيئة مناسبة للعمل مبنية على الاحترام المتبادل والثقة القائمة فيما بينة وبين الاخرين.
7- حيث انة من المفروض بالمكتبى انة يكون اوسع الناس علما وثقافة ودراية ولذا فمن هذا المنطلق ينبغى ان تكون علاقاتة مع الاخرين قائمة على مبدا الاحترام المتبادل مع توقيع المثل بطريق تؤدى بالاخرين الى رغبة فى المكان نفسة
8- ( المكتبة ) مما يؤثر بالتالى فى اكثار مساهماتهم بصورة اكثر فاعلية .
9- ان يكون لدية مختلف مهارات الاتصال المثرة:-
10- حيث يجب ان يكون مستمع جيد لمختلف الاراء مع ضرورة فهمها بعمق ومناقشتها ، ومن ثم وضع الحلول لمختلف المشاكل التى قد تواجة الموظفين ، هذا بالاضافة الى مشاركتة فى وضع برامج المؤسسة او المنظمة ، وذلك عن طريق طرح مختلف الافكار والاراء التى تسهم فى ذلك الموضوع